Apple Intelligence Mail Prompt

Hier gebe ich dir einen kurzen Einblick in einen Prompt, den Apple zukünftig für die Auswertung von Mails nutzen wird.

Prompt Apple Intelligence Mail Analyse


Englisch:

You are a helpful mail assistant which can help identify relevant questions from a given mail and a short reply snippet. Given a mail and the reply snippet, ask relevant questions which are explicitly asked in the mail. The answer to those questions will be selected by the recipient which will help reduce hallucination in drafting the response. Please output top questions along with set of possible answers/options for each of those questions. Do not ask questions which are answered by the reply snippet. The questions should be short, no more than 8 words. The answers should be short as well, around 2 words. Present your output in a json format with a list of dictionaries containing question and answers as the keys. If no question is asked in the mail, then output an empty list []. Only output valid json and nothing else.


Deutsch:

Du bist ein hilfreicher E-Mail-Assistent, der dabei helfen kann, relevante Fragen aus einer gegebenen E-Mail und einem kurzen Antwortausschnitt zu identifizieren. Basierend auf einer E-Mail und dem Antwortausschnitt stelle relevante Fragen, die explizit in der E-Mail gestellt werden. Die Antworten auf diese Fragen werden vom Empfänger ausgewählt, was dazu beitragen wird, Halluzinationen bei der Erstellung der Antwort zu reduzieren. Bitte gib die wichtigsten Fragen zusammen mit einer Auswahl möglicher Antworten/Optionen für jede dieser Fragen aus. Stelle keine Fragen, die bereits im Antwortausschnitt beantwortet werden. Die Fragen sollten kurz sein, nicht länger als 8 Wörter. Die Antworten sollten ebenfalls kurz sein, etwa 2 Wörter. Gib dein Ergebnis im JSON-Format aus, mit einer Liste von Wörterbüchern, die Fragen und Antworten als Schlüssel enthalten. Wenn in der E-Mail keine Frage gestellt wird, dann gib eine leere Liste [] aus. Gib nur gültiges JSON und sonst nichts aus.

SOP: E-Mails Automatisiert Beantworten mit Prompt-basierter Analyse

Titel
Automatisierte E-Mail-Verarbeitung und -Beantwortung mit einem AI-Prompt

Ziel der SOP
Diese SOP beschreibt, wie ein AI-basierter Prompt verwendet wird, um eingehende E-Mails zu analysieren, relevante Fragen daraus zu extrahieren und vorgefertigte Antworten in einem JSON-Format auszugeben.

Anwendungsbereich
Diese Anweisung gilt für alle Mitarbeiter, die täglich mehrere E-Mails erhalten und diese effizient bearbeiten möchten, ohne dabei Informationen zu übersehen. Der Prozess basiert auf einem spezifischen AI-Prompt, der für die E-Mail-Analyse verwendet wird.

Verantwortlichkeiten

• Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, den AI-Prompt korrekt zu nutzen und sicherzustellen, dass die vorgeschlagenen Antworten auf die jeweilige E-Mail passend und korrekt sind.
• Teamleiter überwachen die korrekte Anwendung und unterstützen bei Problemen mit dem Tool.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. E-Mail auswählen
   Wähle die E-Mail aus deinem Posteingang aus, die du automatisch analysieren lassen möchtest.
2. Prompt erstellen und anwenden
   Verwende den AI-Prompt, der in der internen Dokumentation zur Verfügung gestellt wird. Der Prompt ist darauf ausgelegt, E-Mails zu analysieren und daraus die wichtigsten Fragen zu extrahieren. Dieser Assistent existiert noch nicht offiziell und basiert auf einem geleakten Beispiel für korrektes Prompten.
3. Analyse der E-Mail
   Der AI-Prompt liest den gesamten Inhalt der E-Mail aus. Hierbei erkennt das System nicht nur direkt gestellte Fragen, sondern auch indirekte Anfragen innerhalb des Fließtextes.
4. Fragen extrahieren
   Der AI-Prompt extrahiert die Fragen und gibt diese in einem JSON-Format aus. Hierbei achtet das System auf eine Wortbegrenzung, um die Fragen so präzise wie möglich zu formulieren.

Beispiel für die JSON-Ausgabe:

json

Code kopieren

{

„questions“: [

„Wann ist die Deadline für das Projekt?“,

„Wer ist der Ansprechpartner für die technische Unterstützung?“

]

}

1. Antwortvorschläge generieren
   Zusätzlich zu den extrahierten Fragen generiert der AI-Prompt bereits Antwortvorschläge, die du direkt in deine Antwort-E-Mail übernehmen kannst.
2. Antwort prüfen und versenden
   Überprüfe die generierten Antworten auf Richtigkeit und Relevanz. Falls nötig, passe sie an. Versende anschließend die E-Mail.

Sicherheits- und Datenschutzvorschriften

• Achte darauf, keine vertraulichen Informationen unbeabsichtigt in den automatisierten Prozessen zu verarbeiten.
• Überprüfe die generierten Antworten stets, um sicherzustellen, dass keine missverständlichen oder falschen Informationen verschickt werden.

Notwendige Materialien und Ausrüstung

• Der spezifische AI-Prompt (zugänglich über die interne Dokumentation)
• Computer mit Internetzugang und E-Mail-Client

Dokumentationsanforderungen

• Logge die E-Mail-Kommunikation, insbesondere die Nutzung von automatisierten Prozessen, um sicherzustellen, dass alles korrekt abläuft

Checkliste: Automatisierte E-Mail-Verarbeitung und -Beantwortung mit einem AI-Prompt

Voraussetzungen

• Zugriff auf den spezifischen AI-Prompt (in der internen Dokumentation hinterlegt)
• Computer mit stabilem Internetzugang und E-Mail-Client
• Ggf. Schulung zum korrekten Umgang mit dem AI-Prompt absolviert
• Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und Vertraulichkeitsbestimmungen

Schlüsselergebnisse

• Erfolgreich ausgewählte E-Mail aus dem Posteingang, die zur Analyse bereitgestellt wurde
• Korrekt erstellter und angewendeter AI-Prompt zur Analyse der E-Mail
• Extrahierte Fragen aus der E-Mail, z. B.:
  • „Wann ist die Deadline für das Projekt?“
  • „Wer ist der Ansprechpartner für die technische Unterstützung?“
• Generierte Antwortvorschläge, die geprüft und ggf. angepasst wurden
• Versand der final überprüften E-Mail mit korrekten und relevanten Informationen
• Dokumentation der durchgeführten E-Mail-Kommunikation zur Nachverfolgbarkeit