5 EBENEN DER PROZESSGESTALTUNG

Prozesse mit KI – 5 Ebenen der Prozessgestaltung

INHALTE

• Inhalte des Videos: Effektive Prozessdesign und Zertifizierungen

  Einleitung und Ziele

  Torsten beginnt mit einem praktischen Beispiel und erklärt, wie Unternehmen, insbesondere kleine Betriebe mit rund zehn Mitarbeitern, Zertifizierungen effizient erreichen können. Er hebt hervor, wie wichtig Zertifizierungen wie ISO 9001 sind und betont die Expertise von Mike, der die Teilnehmer mit Links und Ressourcen unterstützt.

  Fünf Ebenen des Prozessdesigns

  Torsten stellt die fünf Ebenen des Prozessdesigns vor, die helfen, komplexe Abläufe zu strukturieren und zu dokumentieren:

  1. Prozesslandkarte: Visualisierung der gesamten Prozesse im Unternehmen.
  2. Hauptprozesse: Die zentralen Geschäftsprozesse.
  3. Teilprozesse: Detailliertere Aufschlüsselungen der Hauptprozesse.
  4. Aktivitäten und Aufgaben: Konkrete Schritte und Aufgaben innerhalb der Teilprozesse.
  5. Arbeitsanweisungen und Checklisten: Detaillierte Anweisungen zur Durchführung der Aufgaben.

  Anwendung von KI im Prozessdesign

  Torsten zeigt, wie Künstliche Intelligenz (KI) zur Unterstützung des Prozessdesigns genutzt werden kann. Er erläutert, dass er während des Trainings KI-Modelle zur Prozessmodellierung und -beschreibung verwendet hat. Dies erleichtert die Erstellung von Prozessdokumentationen und spart Zeit.

  Praxisbeispiel und Implementierung

  Anhand eines lebenden Beispiels demonstriert Torsten, wie ein kleines Unternehmen seine Prozesse dokumentiert und zertifizieren lässt:

  • Kontext schaffen: Ausgangspunkt ist die Identifizierung und Beschreibung der Prozesslandkarte.
  • Ebenen der Prozessdokumentation: Von der Prozesslandkarte zu den Hauptprozessen, Teilprozessen, Aktivitäten und Aufgaben sowie den Arbeitsanweisungen und Checklisten.
  • Nutzung der KI: Die KI hilft, bestehendes Wissen und Modellierungstechniken effektiv zu nutzen, anstatt das Rad neu zu erfinden.

  Vorteile und Auswirkungen

  Torsten betont die Bedeutung der Prozessdokumentation, insbesondere im Hinblick auf ISO 9001-Zertifizierungen. Er zeigt auf, wie strukturierte Prozesse und klare Anweisungen nicht nur für die Mitarbeiter, sondern auch für die Kunden von Vorteil sind. Zudem unterstützt die klare Dokumentation Dual-Studenten und neue Mitarbeiter dabei, schnell und effizient ins Unternehmen integriert zu werden.

  Abschluss und Ausblick

  Torsten schließt den Call mit der Betonung der Wichtigkeit von Routinearbeiten und deren konsistenter Ausführung ab. Er zeigt, wie Videos, Scribe-Dokumentationen und einfache Arbeitsanweisungen dabei helfen können, eine gleichbleibende Qualität zu gewährleisten. Abschließend dankt er Mike für seine Unterstützung und die Anregungen, die zur Verbesserung der Prozessdokumentation und -implementierung beigetragen haben.

  Diese Zusammenfassung gibt einen umfassenden Überblick über die Inhalte des Trainingscalls und zeigt, wie Unternehmen durch effektives Prozessdesign und den Einsatz von KI Zertifizierungen effizient erreichen können.

PROZESS-STECKBRIEFE IN REKORDZEIT

Prozesse mit KI – Prozess-Steckbriefe in Rekordzeit

INHALTE

• Inhalte des Videos: Effiziente Prozessdokumentation mit KI-Unterstützung

  In diesem Trainingscall wurde ein innovativer Ansatz zur Prozessdokumentation mithilfe künstlicher Intelligenz vorgestellt. Die Teilnehmer erfuhren, wie sie mit dem angepassten Wiki CoPiki und ChatGPT ihre Prozesse strukturiert und effizient dokumentieren können. Hier sind die wesentlichen Punkte:

  1. CoPiki als Basis:
     • CoPiki bietet eine angepasste Struktur für ein Prozesshandbuch und ein Qualitätsmanagement-Handbuch, inklusive Management-, Kern- und Unterstützungsprozessen.
     • Beispielprozess: „Interessenten anziehen“ (Marketing).
  2. Traditioneller Dokumentationsprozess:
     • Frühere Vorgehensweise beinhaltete manuelles Erstellen und Verfassen der Dokumentation, was oft zu Verzögerungen und verpassten Deadlines führte.
  3. KI-gestützter Dokumentationsprozess:
     • Der Einsatz von ChatGPT zur effizienten Erstellung der Dokumentation wurde demonstriert.
     • Vorgehensweise: Sprachaufnahmen der Prozessbeschreibungen werden transkribiert und in strukturierte Dokumente umgewandelt.
  4. Praktisches Beispiel:
     • Ein Marketingprozess wurde als Sprachaufnahme dokumentiert und anschließend mit ChatGPT transkribiert und strukturiert.
     • Verwendung eines speziellen Prompt-Templates zur Einbindung der Prozessstruktur und zur schrittweisen Dokumentation (z.B. Zweck, Geltungsbereich, Verantwortlichkeiten).
  5. Zeitersparnis und Effizienz:
     • Ein 200-seitiges Qualitätsmanagement-Handbuch kann in etwa 15 Stunden erstellt werden.
     • Der gesamte Prozess, einschließlich Korrekturen und Reviews, ist deutlich schneller und effizienter als die traditionelle Methode.
  6. Weitere Anwendungen und Tools:
     • Diskussion über die Nutzung von KI-Tools wie Lucidchart und Whimsical Diagrams zur Erstellung von Flussdiagrammen und Prozessmaps.
     • Hinweise auf die Möglichkeit, weitere Dokumentationen, wie z.B. Systemdokumentationen und Risiko-Assessments, ebenfalls durch KI-gestützte Transkription und Strukturierung zu erstellen.
  7. Interaktive Session und Q&A:
     • Teilnehmer stellten Fragen zur Anwendung der vorgestellten Methoden in verschiedenen Branchen, wie der Pharmaindustrie.
     • Praktische Tipps und Empfehlungen für die Integration und Nutzung von KI in der Prozessdokumentation wurden geteilt.

  Der Trainingscall verdeutlichte die Vorteile und die praktische Anwendung von KI zur Prozessdokumentation, wodurch Unternehmen ihre Effizienz steigern und ihre Dokumentationsprozesse optimieren können. Die vorgestellten Methoden bieten eine deutliche Zeitersparnis und erleichtern die Erstellung umfangreicher und präziser Dokumentationen.

   

ARBEITSANWEISUNGEN IN REKORDZEIT

Prozesse mit KI – Arbeitsanweisungen in Rekordzeit

INHALTE

• Inhalte des Videos

  In diesem Training wurde intensiv auf die Dokumentation und Nutzung von Systemen im Rahmen einer ISO-Zertifizierung eingegangen. Hier sind die wesentlichen Inhalte und Prozesse, die besprochen wurden:

  1. Dokumentation der Systeme:
     • Es wurde ein Word-Dokument und eine Excel-Datei erstellt, in denen alle Systeme beschrieben sind.
     • Die Dokumentation umfasst Einsatzzwecke, Regeln für Datenein- und -ausgänge sowie die Datenschutzkonformität der Systeme.
     • Ein Beispiel für die Dokumentation wurde anhand von fünf Systemen (Dropbox, Cliptic, Vimeo, AdEvent und WhatsApp) demonstriert.
  2. Verwendung von KI zur Strukturierung von Informationen:
     • Ein KI-Tool wurde verwendet, um aus dem Chaos eine strukturierte Dokumentation zu erstellen.
     • Die KI lieferte strukturierte Ausgaben zu den verschiedenen Systemen, jedoch mussten einige Fehler manuell korrigiert werden.
  3. Erstellung einer umfassenden Prozessdokumentation:
     • Die Dokumentation beinhaltete die Beschreibung der Einsatzzwecke und die Verarbeitung der Daten in den Systemen.
     • Aus dem Word-Dokument wurde eine Excel-Datei erstellt, die dann weiterverarbeitet werden konnte.
  4. Nutzung von Bots zur Prozessoptimierung:
     • Es wurde ein K2 ISO 9001 Qualitätsmanagement Bot vorgestellt, der auf die Unternehmensprozesse zugreifen kann.
     • Der Bot kann Fragen zu den Prozessen beantworten und wurde mit Dokumenten und Informationen gefüttert.
  5. Erstellung von Risikoassessments:
     • Ein Risikoassessment wurde auf Basis der vorhandenen Unternehmensinformationen erstellt.
     • Risiken wie Verlust von Schlüsselkunden, IT-Ausfall und Datenschutzverletzungen wurden bewertet und Maßnahmen zur Risikominderung beschrieben.
  6. Automatisierung von Stellenausschreibungen:
     • Der Bot wurde genutzt, um eine Stellenausschreibung für einen Vertriebsmitarbeiter zu erstellen.
     • Durch die Integration des Unternehmenswissens wurden die Anforderungen und Aufgaben präzise formuliert.
  7. Keynote-Vorbereitung zu KI und Prozessmanagement:
     • Eine Struktur für eine Keynote wurde entwickelt, basierend auf den im Training besprochenen Inhalten.
     • Der Titelvorschlag für die Keynote lautete: „Transformation durch Technologie: Wie künstliche Intelligenz das Prozessmanagement revolutioniert“.
  8. Erstellung von DSGVO-konformen Verfahrensverzeichnissen:
     • Es wurde gezeigt, wie ein DSGVO-konformes Verfahrensverzeichnis aus der Systemübersicht erstellt werden kann.
     • Dieses Verzeichnis enthält alle relevanten Informationen wie Verarbeitungszweck, Rechtsgrundlagen und Löschfristen.
  9. Erweiterung des Wissens durch Mensch-KI-Zusammenarbeit:
     • Die Kombination von menschlicher Expertise und KI führt zu effizienten Ergebnissen.
     • Es wurde betont, dass diese Zusammenarbeit in Zukunft viele fachliche Beratungsleistungen reduzieren könnte.

  Abschließend wurde betont, wie die Nutzung von KI und strukturierten Prozessen das Unternehmen effizienter und transparenter macht. Fragen aus dem Chat wurden beantwortet und es wurde auf die Bedeutung der kontinuierlichen Aktualisierung der Dokumentationen hingewiesen.

DEIN POWERHELFER FÜR DICH UND DEIN UNTERNEHMEN

Prozesse mit KI – Dein Powerhelfer für Dich und Dein Unternehmen

INHALTE

• Inhalte des Videos

  Im Trainingscall wurde detailliert erläutert, wie Arbeitsanweisungen dokumentiert werden können, insbesondere am Beispiel des wöchentlichen Newsletters. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung bietet einen umfassenden Überblick über die besprochenen Themen:

  1. Einführung und Zielsetzung:
     • Die Dokumentation von Arbeitsanweisungen ist essentiell für die Konsistenz und Effizienz der Arbeitsabläufe.
     • Beispiel: Erstellung eines Newsletters mit KlickTipp.
  2. Erstellung des Newsletters:
     • Anmeldung bei KlickTipp.
     • Navigation zu „Kampagnen“ und Auswahl von „Neuer Newsletter“.
     • Verwendung des Drag & Drop Editors für die Newsletter-Erstellung.
     • Dies wurde während des Prozesses live kommentiert und aufgezeichnet.
  3. Dokumentation der Arbeitsanweisung:
     • Schrittweise Anleitung zur Newsletter-Erstellung wurde erstellt.
     • Beschreibung der Standard Operating Procedure (SOP) mit detaillierten Schritten:
       • Öffnen eines neuen Chrome-Browsers.
       • Navigieren zu klicktipp.de und Einloggen.
       • Erstellen des Newsletters unter „Kampagnen“.
  4. Alternative Methoden zur Dokumentation:
     • Verwendung von Loom für Screen-Aufnahmen.
     • Nutzung von scribehow.com zur Dokumentation von Arbeitsabläufen.
  5. Automatisierung und KI-Nutzung:
     • Vorstellung eines Bots zur Erstellung von Arbeitsanweisungen aus Transkripten.
     • Beispiele und Demonstrationen, wie dieser Bot funktioniert und eingesetzt werden kann.
  6. Anwendung und Umsetzung:
     • Empfehlung, alle Prozesse dreifach zu dokumentieren: per Loom, scribe und manuelle Aufzeichnung.
     • Betonung der Wichtigkeit, die KI für die Prozessdokumentation und Automatisierung zu nutzen.
  7. Teilnehmerinteraktion und Feedback:
     • Teilnehmer wurden ermutigt, ihre Fragen und Feedback im Chat zu teilen.
     • Positive Rückmeldungen und Bestätigungen der Nützlichkeit der vorgestellten Methoden.
     • Diskussionsrunde über die Anwendung der KI in verschiedenen Bereichen und deren Vorteile.
  8. Abschlussreflektion und Ausblick:
     • Betonung der Bedeutung der Prozessdokumentation für Effizienz und Qualitätssicherung.
     • Empfehlung zur kontinuierlichen Nutzung und Integration der KI in Arbeitsprozesse.
     • Einladung zur nächsten Sitzung und Erinnerung an die Sommerpause des KI-Cafés.

  Diese Zusammenfassung soll die wesentlichen Inhalte des Trainingscalls kompakt darstellen und das Interesse wecken, das vollständige Video anzusehen. Die vorgestellten Methoden und Tools bieten wertvolle Einblicke und praktische Anleitungen zur Optimierung von Arbeitsprozessen mittels moderner Technologien und KI.