Effektive Dokumentation von Arbeitsanweisungen und Prozessen
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Zusammenfassung des Trainingscalls:
Thema: Optimierung der Dokumentation und Prozessumstellung mit SAP S/4HANA
Im Training wurde ein Anwendungsfall vorgestellt, der insbesondere die Buchhaltung eines Unternehmens betrifft. Melanie, die Leiterin der Buchhaltung, erläuterte die Herausforderungen im Kontext einer bevorstehenden Umstellung des SAP-Systems von SAP ECC auf SAP S/4HANA im Konzernumfeld.
Herausforderungen und Ziele:
- Effiziente Dokumentation der bestehenden Prozesse:
- Es sollen die bestehenden Abläufe und Daten im aktuellen System umfassend dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass während der Systemumstellung keine relevanten Felder, Daten oder Strukturen übersehen werden.
- Ziel ist eine einheitliche und leicht verständliche Grundlage für das gesamte Team (10 Mitarbeitende) und für neue Teammitglieder, um eine reibungslose Einarbeitung zu ermöglichen.
- Arbeitserleichterung und Standardisierung:
- Aktuell basieren die Beschreibungen und Dokumentationen auf manuellen Methoden, wie Screenshots, schriftlichen Anleitungen und individueller Mitarbeit.
- Der Wunsch ist, manuelle Arbeit zu reduzieren, Prozesse zu automatisieren und dabei die Qualität und Vollständigkeit der Dokumentation sicherzustellen.
- Integration verschiedener Eingabemethoden:
- Die Dokumentation soll auf multimodalen Ansätzen basieren: Videoaufnahmen, Screenshots, Interviews, und Textdokumente.
- Es wird eine Lösung gesucht, die unstrukturierte Daten aus diesen Quellen konsolidiert und in ein einheitliches, strukturiertes Dokumentationsformat überführt.
Lösungsidee und Ansatz:
- Der Einsatz von KI-gestützten Tools wird als mögliche Lösung diskutiert, um:
- Unstrukturierte Daten wie Bilder, Videos und Textdokumente zu analysieren und sinnvoll zu verknüpfen.
- Eine automatisierte und zentralisierte Dokumentation zu erstellen, die effizient bearbeitbar und nachhaltig nutzbar ist.
- Wichtig ist, dass das System flexibel genug ist, um die unterschiedlichen Arten von Daten und Perspektiven im Team (individuelle Arbeitsweisen) abzubilden.
Nutzen der angestrebten Lösung:
- Eine automatisierte, zentralisierte Dokumentation soll nicht nur die Vorbereitung auf die SAP-Umstellung erleichtern, sondern auch langfristig als Wissensbasis im Unternehmen dienen.
- Mitarbeitende profitieren von einer strukturierten Arbeitsumgebung, in der alle notwendigen Informationen leicht zugänglich sind, und neuen Teammitgliedern wird die Einarbeitung erheblich erleichtert.
Fazit:
Dieser Anwendungsfall zeigt, wie wichtig strukturierte Prozesse und innovative Technologien bei großen Systemumstellungen sind. Der Fokus liegt darauf, eine Brücke zwischen händischen Ansätzen und moderner Automatisierung zu schlagen, um sowohl Effizienz als auch Konsistenz in der Dokumentation zu gewährleisten. Melanie hebt besonders hervor, dass die richtige Balance zwischen menschlicher Expertise und technologischem Fortschritt den Erfolg dieses Projekts sichern kann.
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Zusammenfassung des Trainingscalls
Der Trainingscall drehte sich um die effektive Dokumentation von Prozessen und Arbeitsanweisungen – vom täglichen Arbeitsgeschäft bis hin zu komplexeren Projekten wie SAP-Prozessbeschreibungen. Es wurden verschiedene Tools und Ansätze besprochen, praktische Erfahrungen geteilt und innovative Ideen für die Anwendung in der Praxis entwickelt. Hier die wichtigsten Punkte:
- Zielsetzung: Strukturierte Prozessdokumentation
- Der Fokus lag auf der Erstellung von detaillierten Arbeitsanweisungen, die leicht verständlich sind und durch Screenshots, Videos und andere visuelle Hilfsmittel unterstützt werden.
- Ziel ist es, eine wiederverwendbare Basis für verschiedene Anwendungsfälle zu schaffen – von internen Handbüchern bis zu offiziellen Verfahrensdokumentationen.
- Tools und Methoden
- Flow Share: Besonders hervorgehoben wurde dieses Tool, das eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung inklusive Screenshots erstellt. Es wurde als eine ideale Lösung für das tägliche Arbeitsgeschäft bezeichnet.
- Camtasia & Bordmittel: Weitere Tools, wie Camtasia zur Videoaufzeichnung oder die Windows-Schrittaufzeichnung, wurden ebenfalls diskutiert.
- KI-gestützte Ansätze: Neben den manuellen Tools wurde die Möglichkeit thematisiert, KI für Prozessbeschreibungen einzusetzen – beispielsweise durch Transkripte und interaktive Dokumentationen.
- Erfahrungswerte und Lösungsansätze
- Teilnehmer wie Britta und Norbert brachten wertvolle Perspektiven ein:
- Britta zeigte, wie Lernvideos als Grundlage für Schritt-für-Schritt-Anleitungen genutzt werden können.
- Norbert betonte, dass man zunächst klein starten und die Methoden schrittweise skalieren sollte.
- Melanie teilte ihren Plan, mit einfachen Prozeduren zu beginnen und diese sukzessive auf abteilungsübergreifende Prozesse auszuweiten. Besonders interessant ist ihr Ansatz, durch Audioaufnahmen von Arbeitsabläufen erste Prozeduren zu erstellen.
- Strategisches Denken: Vom Kleinen ins Große
- Der Call unterstrich die Bedeutung, den Fokus zunächst auf greifbare Ergebnisse zu legen, ohne die größere Vision aus den Augen zu verlieren.
- Ein zentraler Ansatz war, bestehende Herausforderungen zu adressieren und durch klar dokumentierte Prozesse zu lösen – beispielsweise mit interaktiven Tools wie GPTs, die gezielt Fragen beantworten und Wissen zugänglich machen.
- Perspektivische Weiterentwicklung
- Es wurde klar, dass die Gruppe einerseits kurzfristige Lösungen (wie detaillierte Anleitungen) erarbeitet hat, gleichzeitig aber auch den langfristigen Nutzen von KI im Blick behielt.
- Besonders spannend: Die Idee, Prozesse durch KI-Modelle wie Chatbots zugänglich zu machen, die nicht nur Informationen bereitstellen, sondern auch eigenständig lernen können.
- Key Learnings der Teilnehmer
- Britta: Hat durch den Call neue Ansätze für ihre Arbeit mit Lernvideos entdeckt, insbesondere die Möglichkeit, KI-gestützt Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu generieren.
- Jan und Thomas: Hervorgehoben wurde die Balance zwischen kurzfristigen Erfolgen und strategischem Weitblick. Prozesse sollten von Grund auf solide aufgebaut und nach Bedarf skaliert werden.
- Norbert: Wiederholte die Wichtigkeit, die „Hauptherausforderungen“ klar zu identifizieren und die Dokumentation darauf abzustimmen.
- Community-Impulse und Dank
- Melanie wird als treibende Kraft des Calls hervorgehoben, insbesondere für ihren Impuls, mit einer überschaubaren Prozedur zu beginnen und diese als Pilotprojekt weiterzuentwickeln.
- Der Call endete mit dem Appell, Werkzeuge wie Flow Share in der Community zu teilen, um einen breiteren Austausch zu ermöglichen.
Fazit:
Der Trainingscall bot eine klare Struktur, wie Prozessdokumentationen effizient erstellt und in der Praxis umgesetzt werden können. Durch die Diskussion verschiedener Tools und die Kombination von manuellen sowie KI-gestützten Ansätzen wurde ein praxisnaher Fahrplan entwickelt. Die Teilnehmer waren sich einig: Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der schrittweisen Umsetzung, begleitet von einem strategischen Blick auf die langfristigen Möglichkeiten.