Aufzeichnung des Calls …

Anwendungsfall: Automatisierung des Verkaufszahlen-Workflows für eine Gebrauchtwagenhandelsorganisation

1. WER – Ich bin… (Kontext):
   Ich bin Sebastian, Berater, und unterstütze Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse durch den Einsatz von KI zu optimieren. Die Gebrauchtwagenhandelsorganisation, die ich betreue, ist ein neuer Kunde von mir. Dieses Unternehmen hat ca. 150 Standorte in Deutschland und verkauft täglich eine Vielzahl an Fahrzeugen – von LKWs bis hin zu Kleinwagen.
2. WAS – Ich will… (Ergebnis/Ziel):
   Ich will den gesamten Prozess der Übermittlung, Erfassung und Verarbeitung der Verkaufszahlen aus den Standorten an die Zentrale automatisieren. Diese Übermittlung erfolgt derzeit per E-Mail, Fax oder Telefon, was zu einem erheblichen manuellen Aufwand auf Seiten des Nationalen Verkaufsleiters führt. Ziel ist es, diesen Prozess zu vereinfachen, um Verkaufszahlen automatisch und fehlerfrei zu erfassen und weiterzuverarbeiten.
3. WEN – Für… (Zielgruppe):
   Diese Lösung ist für die Gebrauchtwagenhandelsorganisation und speziell für den Nationalen Verkaufsleiter gedacht, der aktuell täglich die Verkaufszahlen von 150 Standorten erfassen, prüfen und analysieren muss. Gleichzeitig profitieren die Standortleiter, die ihre Verkaufszahlen effizienter und einfacher melden können.
4. WOFÜR – Damit… (Nutzen):
   Damit der gesamte Prozess – von der Übermittlung der Verkaufszahlen bis zur Analyse – effizienter, schneller und fehlerfrei abläuft. Die Automatisierung ermöglicht es dem Nationalen Verkaufsleiter, seine Zeit intensiver für strategische Aufgaben im Vertrieb zu nutzen, anstatt sich mit Low-Level-Aufgaben wie der manuellen Erfassung und Analyse von Daten zu beschäftigen. Dadurch kann der Verkaufsleiter verstärkt am Vertrieb arbeiten, statt im Vertrieb zu arbeiten, was ihm erlaubt, sich auf die Entwicklung von Maßnahmen zur Zielerreichung zu konzentrieren.
5. VORHANDEN – Was ist vorhanden:
   Aktuell existieren funktionierende Prozesse, die jedoch manuell, fehleranfällig und zeitaufwendig sind. Die Standortleiter melden ihre Verkaufszahlen per E-Mail, Fax oder Telefon. Der Nationale Verkaufsleiter muss diese Zahlen manuell erfassen und diese dann ebenfalls manuell mit den budgetierten Sollzahlen abgleichen. Die Abgleiche und sich anschließende weiterführende Analysen erfolgen auch manuell in mehreren Schritten, was den Prozess zusätzlich aufwendig und fehleranfällig macht.
6. FEHLT – Was fehlt… (Hindernisse/Herausforderungen):
   Es fehlt ein automatisierter Gesamtworkflow, der die Erfassung, Verarbeitung und Analyse der Verkaufsdaten abdeckt. Zu Beginn des Workflows fehlt ein zentrales Interface, über das die Standortleiter ihre Verkaufszahlen eingeben können. Am Ende des Workflows fehlt eine zentrale Datenbank, in die die erfassten Daten einfließen und aus der sie weiterverarbeitet und analysiert werden können. Ein vollständig automatisierter Prozess würde nicht nur die Daten erfassen und verarbeiten, sondern auch Maßnahmen zur Optimierung der Verkaufszahlen ableiten und neue Plan-Zahlen generieren, um Wochen- und Monatsziele zu erreichen.

Aufgabe für die Gruppen:
Der bestehende Gesamtworkflow ist sehr komplex und sollte in kleinere, automatisierbare Schritte unterteilt werden. Der erste Schritt besteht darin, den Teil-Workflow der Datenerfassung, -übermittlung und -speicherung zu bearbeiten – ausgehend von einem zentralen Interface, über das die Verkaufszahlen von den Standorten gemeldet werden können. Diese Daten sollen in eine zentrale Datenbank fließen, wo sie gespeichert werden. Der Workflow muss visualisiert werden, beispielsweise über ein Flussdiagramm in MIRO, das den gesamten Prozess abbildet. Der Fokus liegt auf größtmöglicher Vereinfachung und Fehlerminimierung, wobei auch innovative Tools in Betracht gezogen werden können, also Tools, die nicht primär für die Datenerfassung gedacht sind, aber als zentrales Interface dienen könnten. Der Prozess muss nicht nur KI-Tools nutzen, sondern kann auch durch andere automatisierte oder unterstützende Tools erfolgen. Idealerweise wird anhand eines kleinen Beispiels demonstriert, wie Daten in eine Tabellenstruktur einfließen können, die wiederum Ausgangspunkt für nachgelagerte Workflows wie die Datenanalyse sein könnte.

Zusammengefasst:

• Visualisierung des bestehenden Gesamtworkflows.
• Visualisierung eines neuen automatisierten oder teilautomatisierten Teil-Workflows für Datenerfassung und -speicherung.
• Beispiel: Demonstration der Datenverarbeitung – Zeigen, wie die Daten in ein Datenbank-Tool einfließen und anschließend für die Analyse genutzt werden können.