Durch Prozesse Abläufe systematisieren und skalieren

Wie schaffst Du die Grundlage für Wachstum, für das aufbrechen von Kopfmonopolen, für das systematisierte Erreichen von Ergebnissen, deren kontinuierlichen Verbesserung und Steigerung der Effizienz, sowie die deutliche Optimierung von Wissensvermittlung an Mitarbeiter, virtuelle Assistenten und Partner?

Intro – Durch Prozesse Abläufe systematisieren und skalieren

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Wie schaffst Du die Grundlage für Wachstum, für das aufbrechen von Kopfmonopolen, für das systematisierte Erreichen von Ergebnissen, deren kontinuierlichen Verbesserung und Steigerung der Effizienz, sowie die deutliche Optimierung von Wissensvermittlung an Mitarbeiter, virtuelle Assistenten und Partner?

 

 

Durch Prozesse Abläufe systematisieren und skalieren … 

Wie schaffst Du die Grundlage für Wachstum, für das aufbrechen von Kopfmonopolen, für das systematisierte Erreichen von Ergebnissen, deren kontinuierlichen Verbesserung und Steigerung der Effizienz, sowie die deutliche Optimierung von Wissensvermittlung an Mitarbeiter, virtuelle Assistenten und Partner?


  • Intro (00:09)
  • Warum braucht es dokumentierte Prozesse  (06:23)
  • Prinzipien für Prozesse (19:37)
  • Wann solltest Du beginnen (30:22)
  • Beispiel – Onboarding Prozess (45:32)
  • Beispiel – Onboarding Prozess – Trello (63:36)
  • Die Kombi machts – Text und Video (70:47)
  • Bestandteile einer Prozessdoku (78:14)
  • Welcher Prozess zuerst (90:50)
  • Technischer Durchstich (100:22)
  • Trello oder Word (108:46)
  • Video Tutorials via Loom (111:14)
  • Video Tutorials drehen (118:58)
  • Streaming Plattform (122:58)
  • Templates (134:41)
  • Tipps & Tricks (138:35)
  • Prozess Dokumentieren am lebenden Objekt … nicht am Reissbrett (139:42)
  • Wissensvermittlung durch Videos und Prozess doku (141:21)
  • Prozess kontinuierlich optimieren (143:36)
  • Video Tutorials mit Loom (146:08)
  • Outro (148:11)

Warum braucht es Prozesse und systematisierte Abläufe …

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Herausforderungen

  • Aus dem Kopf oder Gefühl … haeufig intuitiv …
  • Ergebnisse entstehen aber nicht nachvollziehbar
  • Kopfmonopole … haeufig bei Dir
  • Ständige Wissensvermittlung an andere

Chancen

  • Nachvollziehbarkeit des Ergebnis
  • Optimierung anhand kleiner Stellschrauben
  • Wissensvermittlung systematisieren

Die Grosse Idee … nur durch nachvollziehbare, reproduzierbare, systematisierbare und optimierbare Prozesse entstehen nachvollziehbare, reproduzierbare, systematisierbare und optimierbare Ergebnisse

Wann brauchst Du Prozesse

  • Wenn Du Prozesse oder Schritte auslagern möchtest (VA oder Partner oder Mitarbeiter)
  • Wenn Du wachsen möchtest … ab >250′ darf der Fokus auf Prozesse
  • Nachvollziehbarkeit im Ergebnis und dieses kontinuierlichen verbessern willst

Warum braucht es Prozesse

  • nachvollziehbar
  • reproduzierbar
  • systematisierter
  • optimierbar

Prinzipien zur Auswahl und Dokumentation von Prozessen …

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PRINZIPIEN zur Auswahl und Dokumentation von Prozessen

  • Einfach
  • Pragmatisch
  • Handlebar
  • Pflegbar
  • Zielgerichtet

Wann solltest Du mit der Dokumentation Deiner ersten Prozesse beginnen

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Wann brauchst Du Prozesse und solltest Du beginnen?

  • Wenn Du Prozesse oder Schritte auslagern möchtest (VA oder Partner oder Mitarbeiter)
  • Wenn Du Kopfmonopole aufbrechen möchtest
  • Wenn Du wachsen möchtest … ab >250′ darf der Fokus auf Prozesse liegen
  • Wenn Du Ergebnisse nachvollziehbar erreichen und den Weg dorthin kontinuierlich verbessern möchtest

BEISPIEL – Onboarding Prozess der Koertings – Worddokument

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Am Beispiel unseres ‚Onboarding Prozesses‘ beschreibe ich Dir den genauen Aufbau und gehe teilweise schon auf die Bestandteile ein.

BEISPIEL – Onboarding Prozess der Koertings – Trello

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Am Beispiel unseres ‚Onboarding Prozesses‘ zeige ich Dir, wie dieser Prozess auch in Trello dokumentiert werden kann.

Text & Video … Die Mischung machts

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In diesem Video beschreiben wir, warum die Kombination zwischen Video und Text die Magie ermöglicht. Vor einigen Jahren noch undenkbar und heute ist es Realität. Schaue wie auch Du die Qualität Deiner Prozessbeschreibungen signifikant verbessert und die Wirkung deutlich erhöhst.

Wesentliche Bestandteile einer wirksamen und effizienten Prozessdokumentation

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Wesentliche Bestandteile einer Prozessdokumentation …

  • Inhaltsverzeichnis
  • Grundsätzliches (Nummer, Name, Verantwortliche, Ausführende, Status / Datum, Beteiligte Systeme, Teil Prozesse)
  • Abläufe (Schritt für Schritt) als Text inkl. Verantwortlichkeiten je Schritt
  • Abläufe (Schritt für Schritt) als Video
  • Textbausteine (eMails, WhatsApp, etc.)
  • Bilder, Kacheln, etc.
  • Verlinkungen auf weiterführende Dokumente

Mit welchem der vielen Prozesse soll / darf man starten … hier einige Auswahlmöglichkeiten

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Hier einige Entscheidungshilfen für die Auswahl … 

  • Dringlichkeit
  • Komplexität
  • Häufigkeit
  • Bestandteile
  • Durchdrungen

Technischer Durchstich – was ist notwendig um das Brett einer wirksamen Prozessdoku durchzubohren

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Durchstich … Was darfst du festlegen

  • Dokumentationsbasis (Template Word oder Trello etc) … auf welcher tehnischen Basis möchtest Du Deinen ersten Prozess dokumentieren
  • Datei Ablage … wo wird der Prozess abgelegt und wo liegen weitere Dokumente auf die Du verweisst
  • Video / Streaming Plattform … auf welcher Platform liegen Deine Videos (zum download oder zum streamen)
  • Videoaufzeichnung … wie zeichnest Du Deine Videos auf
  • Ersten Prozess … welchen Prozess wirst Du zuallererst rannehmen

Lege Deine technische Dokumentationsbasis fest … 

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Wie und wo wirst Du Deine Prozesse dokumentieren …

  • Word oder Texteditor Deiner Wahl (siehe auch Template)
  • Trello (siehe die vorgestellte Struktur und Ansatz)
  • Eigenes Prozess Dokumentationssystem
  • Tool Deiner Wahl

Merke … zwischen Dir und Deinem Ergebnis sollte nicht die Technik stehen … fange erstmal einfach an … und arbeite Dich dann nach vorne.

Video Tutorials via Loom … How to …

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Warum Loom und wie Du es für Dich nutzen kannst

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In diesem Video, welches auch an anderer Stelle in der Academy vorhanden ist, beschreiben wir Loom und wie Du es für Deine Zwecke nutzen kannst.

Einige Impulse für Deine Video Tutorials …

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Einige Impulse und Hilfestellungen für Deine Video Tutorials …

  • Anmoderation
  • Abmoderation
  • Keine absoluten Bezüge … nur relative
  • maximal 3-5 Minuten lang
  • via Loom aufnehmen

Welche Streaming Platform solltest Du zum Abspielen Deiner Videos wählen …

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Streaming … 

  • Vimeo.com
  • Youtube.com

Dateiablage / Cloud Lösung

  • Dropbox.com
  • icloud
  • Google Business / Cloud
  • OneDrive
  • persönliche Cloudlösung
  • Amazon AWS (Amazon Webservices)

Wie kommst Du in 5 Schritten zum dokumentierten Prozess … 

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In 5 Schritten zum dokumentierten Prozess

  • I – Identifizieren
  • D – Dokumentieren
  • E – Ergänzen
  • A – Analysieren
  • L – Lernen

5 Schritte zum ersten sauber definierten Process

  1. Identifizieren (Identifizieren / Erkennen)
    Prozess identifizieren (Nicht zu groß oder zu klein, bekannt und durchdrungen, einen den du idealerweise ‚auslagern / delegieren möchtest)
  2. Dokumentieren
    Dokumentieren während Du ihn ausführst (schriftlich und video) .. Schritt für Schritt und die wesentlichen Schritte und Phasen bereits dokumentieren
  3. Ergänzen (Veredeln / Verbessern / Optimieren)
    Veredeln und ggf nochmal durchgehen (Überschriften rein, Phasen sauber zuordnen, Formatieren etc.)
  4. Analysieren (Testen / Assessieren / Analysieren)
    Testen durch anderen Mitarbeiter
  5. Lernen (Feedback / Optimierungen / Verbessern / Reflektieren)
    Feedback und Optimierungen einbauen

TEMPLATES – für Deine zu dokumentieren Prozesse 

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Ein Template welches im wesentlichen unserem OnBoarding Prozess entspricht. Den Hack dazu gibts im Video.

Und hier jetzt noch einige Tipps & Tricks für Dein Weiterkommen

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Prozess am lebenden Objekt dokumentieren … nicht am Reissbrett

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Wissensvermittlung durch Videos und Prozessdokumentation … nicht durch ’neben dran sitzen‘

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Prozesse kontinuierlich optimieren

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Abschluss – Durch Prozesse Abläufe systematisieren und skalieren

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Jetzt heisst es nur noch machen … schnapp Dir den ersten Prozess … und fang am lebenden Objekt, waehrend Du den Prozess durchlebst, diesen zu dokumentieren … und schaffe damit den technischen Durdchstich für Wachstum und alles weitere was kommen darf.

Jetzt hast Du die Grundlage für Wachstum, für das aufbrechen von Kopfmonopolen, für das systematisierte Erreichen von Ergebnissen, deren kontinuierlichen Verbesserung und Steigerung der Effizienz, sowie die deutliche Optimierung von Wissensvermittlung an Mitarbeiter, virtuelle Assistenten und Partner!